Vereniging 2.0

Wat is Vereniging 2.0?

Verenging 2.0 is een software, waarmee ledenbestanden van verenigingen beheerd kunnen worden. Dit zijn niet alleen adressen, telefoonnummers, enz. maar bijvoorbeeld ook gegevens over de functie en baan van leden, zodat andere leden deze informatie kunnen inzien. Een groot voordeel van Vereniging 2.0 is, dat leden zelf hun eigen gegevens kunnen bijhouden, Vanuit dit ledenbestand zijn verdere functies zoals het genereren van seriebrieven en het beheer van mailinglijsten mogelijk.

Hoe is het ontstaan?

Tijdens mijn studie was ik lid van studentenvereniging K.A.V. Alcuinus. Hier werd het ledenbestand in een Excel-tabel bijgehouden, wat tot de gebruikelijke problemen leidt, zoals wie heeft de actuele lijst, waar worden veranderingen aan de lijst ingevoerd, enz. Om dit op te lossen, ben ik begonnen met een ledensystem op basis van PHP en MySQL, dat in de loop der jaren allerlei extra functies heeft gekregen. Dit systeem is nog steeds in gebruik en wordt ondertussen ook door de Oudherenbond K.A.V. Alcuinus gebruikt, waarbij beide vereiningen dezelfde database gebruiken.

Nadat ik ook lid van de Deutsch-Niederländische Gesellschaft zu Aachen ben geworden, wilde ik dit systeem ook hier gaan gebruiken. Omdat de verenigingsstructuur hier echter anders is en sourcecode dringend een oppoetsbeurt nodig had, heb ik het systeem stukje bij beetje nieuw geprogrammeerd. Bij de DNG is dit systeem nu ook al sinds 2008 in gebruik. Helaas zijn de verandering zo groot, dat het niet meer mogelijk is om de verbetering ook in het originele systeem in te voeren.

Daarom heb ik besloten, het complete systeem nieuw te schrijven, opdat beide verenigingen hetzelfde systeem kunnen gaan gebruiken. Daarmee wordt het dan ook mogelijk, dat andere verenigingen het systeem gaan gebruiken. Met dat doel schrijf ik dan ook deze pagina.

Probleme met de oude systemen

Beide oude systemen zijn speciaal voor een bepaalde vereniging geschreven, wat een paar nadelen heeft:

• Het layout is vast met het layout van een bestaande internetpagina verbonden.
• De structuur van de vereniging is direct ook in de structuur van de database te vinden en kan nauwelijks vananderd worden.
• Het is niet mogelijk, het systeem eenvoudig op een andere server te installeren, aangezien allerlei instellingen steeds weer met de hand gedaan moeten worden.
• Er is geen documentatie, zodat het voor anderen moeilijk is het systeem te begrijpen en hiervoor eigen modules te schrijven.

Geplande functies

In het nieuwe system, dat ik Vereniging 2.0 heb genoemd, zijn de volgende functies gepland:

Algemeen

• Flexibele structuur, zodat het systeem aan elke verenigingsstructuur aangepast kan worden.
• Splitsen van inhoud en layout, zodat het systeem aan het bestaande layout van een verenigingspagina aangepast kan worden.
• Eenvoudige mogelijkheden voor het toevoegen van andere talen en geïntegreerd vertaalsysteem.
• Rechtensysteem, waarmee leden verschillende rechten kunnen krijgen op bepaalde functies in het systeem te gebruiken

Beheer van gegevens

• Opslaan van alle ledengegevens, die voor het functioneren van een vereniging nodig zijn.
• Mogelijkheid voor leden om hun eigen gegevens actueel te houden.
• Beheer van bestuurs- en commissiefuncties.

Verdere functies

• Beheer van MajorDomo-emaillijsten.
• Genereren van seriebrieven.
• Smoelenboek
• Export van de gegevens in allerlei formaten, zoals bijvoorbeeld als PDF-ledenlijst of als overzicht voor de penningmeester.
• Beheer van verenigingsdocumenten, zowel intern voor bestuursleden als ook voor de leden.